美国国家档案馆的总统图书馆系统管理着近 80 万件实物捐赠品，涵盖文件、照片、胶片等多种载体。然而，目前仅有部分藏品可在三个总统图书馆的数字藏品集中进行在线搜索，其余记录与图像正被定期补充至数字集合中。这一现状反映了企业在推进档案数字化过程中面临的共同挑战：如何在资源有限的前提下，平衡可在线访问内容与未完全数字化实体档案（如照片、胶片等）的长期保存与公众访问需求。
企业制定整合策略时，应首先明确实物与数字资产并非对立关系，而是互补共存的整体。对于尚未完成数字化的珍贵实物，不应因其暂时无法上网而被边缘化或忽视。相反，应建立分级管理机制：对高价值、易损或需特殊保存条件的实体档案（如老照片、胶片），优先纳入恒温恒湿等专业保管环境，并制定详细的数字化优先级清单。
同时，可借鉴总统图书馆‘定期补充’的做法，采用渐进式数字化路径。企业不必追求一次性全面上线，而应设定阶段性目标，例如每年完成一定比例藏品的扫描与元数据标注，逐步扩大在线检索范围。对于暂时无法数字化的部分，可通过提供预约查阅、举办线下展览或制作高精度缩略图预览等方式，维持其公共可及性。
此外，技术架构上需预留扩展接口，确保未来新增数字化成果能无缝接入现有平台。在元数据标准方面，应统一采用国际通用规范（如Dublin Core），提升跨机构协作与资源共享能力。最终目标是构建一个既尊重实体档案物理特性，又兼顾数字时代访问效率的可持续整合体系，让每一份历史记忆都能在适当条件下被看见、被研究、被传承。